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会议管理基本要素


       对于举办一个具有相当规模会议的组织者来说,如何让众多的会议参与者在每一个环节诸如签到、开会、餐饮、娱乐、学习、交流等项目中得到他们想得到的东西,同时又能关注到与会者一些意想不到的情况。此外,还要解决随时都有可能发生的诸如发言人没有及时到场、恶劣的天气或音响设备失误等突发事件呢?我们作为一个专业的会议管理公司,我们提出以下一些建议供您参考。
       一、 确立明确的目标。对任何一个商业公司而言,要想让会议开得有价值,必须要有一个明确的目的。通过会议获取所需,提供给与会者相应的价值,并且能回报投资。
       二、 完善信息的采集与分析。信息的收集极为重要,这其中包括了解客户的需求(细节请看流程中附录-客户需求分析单)、了解会议的出席者、了解媒体、了解预算、分析自己的不足等。
       三、 实施严格的现场管理。在进行现场管理时,一定要严格地对照计划表上的事项进行操作,任何疏漏都会导致会议的失败。此外,现场负责人需要有随机应变的能力。
       四、 结束与细致的总结。成功的会议需要有创造性的规划;积极的谈判和交流的技巧;规范的操作和财务管理;优秀的包装和系统的反馈。在会议结束后总结一下自己的问题,将这些答案汇总起来,应用于下一次的会议计划。
       五、 争取优秀,而不是完美。无论会议大小与否,再好的会议计划都不可能达到完美,最重要的事情是建议、设计和修正。
       六、 记住、顾客永远是第一。你的听众是你的顾客,他们会付帐给你,因此他们必须要感受和接受到价值,他们必须要体会到此次会议的重要性。如果你觉得有什么事比顾客更重要,请记住:顾客永远是第一重要的!
       七、合理控制预算。要学会分析并合理地使用预算。额外花费的钱应该首先使与会者收益。
       八、清晰而明确的沟通。清晰而明确的交流是整个项目成功的关键。想象你是一个与会者,不了解内部的计划、程序或是后备工作,如何在最短的时间内了解这一切呢?
       九、成熟的危机管理。针对不可预见的问题与可能的场景危机,必须准备好解决方案,将最坏的结果罗列出来,然后逐一提出解决方案。
       十、提供足够的价值。为了满足与会者的需求,一个会议项目应该能提供给听众有用的价值,无论是教育还是培训抑或是新产品发布会或经销商会议—内容是关键,充实的内容将使价值在会议中得以体现。


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