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如何组织一场年会


岁末了,今年的年会比较早就组织完了,对于一场人数约300人的年会来说需要总结下经验。一般来说整个年会过程当中无外乎包含五大模块:年会主题、年终聚餐、晚会,颁奖和抽奖。下面围绕这五个方面坐下总结。

 

首先是确定年会的主题,这个基本决定了年会的基调和形式,今年的年会是在本地组织还是外出,是传统的晚会形式还是以旅游的形式组织,都需要综合考虑一年以来公司的发展状况、对明年的发展方向预测、组织人员的基本情况确定。

 

其次是年终聚餐,主要需要考虑以下几个点:

1、预算:这个模块会结合业务的情况和老板的想法定一个基调,是希望热热闹闹形式丰富多彩,还是平平淡淡中规中矩都需要决策

2、确定场地:结合晚会的情况和时间的人数,再考虑交通状况、举办的时间点确定场地。还要考虑场地的灯光音响效果。

3、确认人数:大致的人数已经需要邀请的人员

4、安排座次:需要综合考虑核心人员和晚会现场工作人员的便利性统一安排

5、确定菜单:结合预算和关键人员的口味选择

6、酒水确认:在考虑安全性的基础上适当布置,要保证大家能够尽兴又不能够喝醉,把握好度。

7、车辆安排:对于几百人的移动需要及时到位,保证往返的通畅。

 

再次是年会的一大重要莫跨:晚会。主要需要考虑以下几点

1、节目筹备:这块需要大量的人员和各部门的支持,需要挖掘公司内部的核心文艺骨干,给他们赋能,策划各类形式的节目。核心是确定主持人和各节目的负责人,确定核心骨干后通过组织资源为各节目组配备组织的人员。

    为保证节目的质量,条件允许的情况下可以寻找外援。为增强晚会的气氛可以考虑邀请公司关键人物表演节目,或者专门为其策划节目。

   节目筹备的过程中要制定彩排及其他相关的时间节点,要有反馈机制,节目组出现问题时要通过协调资源保证节目能够顺利的排练最总达到效果。

2、道具及服装准备:需要专门的人员负责衔接和支持

3、年终致辞:公司关键人物的致辞需要提前协调

4、音响灯光:为保证晚会的质量最好能够有专业的人员负责

5、音视频制作:需要专业人士支持

6、节目过程中的衔接需要有足够的人员

7、预算;为保证费用的合理,个节目组及各环节需要提前提交费用预算

8、最后要输出节目单

 

第四是颁奖模块:

1、预算:需要提前确定人员评优的费用和预算,提前申请费用

2、方案制定:确定人员评优的方案,是公开举行还是核心人员决策需要得到管理层的支持。核心是需要对真正有业绩贡献的人员作出激励。

3、实施方案:在此过程当中会有大量的沟通工作,各方利益的均衡协调,关键问题需要老板拍板。

4、制作奖牌:人员确定以后需要制作奖牌和奖杯,刻上名字。个人类的奖牌最好能够有些收藏价值,容易收藏,团队类的要易于展示。

5、颁奖形式:要在整个晚会中确定颁奖的形式和颁奖的人员。要通过礼仪小姐保证现场颁奖的顺畅。要给获奖人以容易感。

 

第五是抽奖环节:

1、预算、确定预算

2、确定抽奖形式和名单

3、对关键人员的捐款要做好控制,一般而言不建议突然袭击的乐捐,如果有可能发生这种情况最好提前知会到当事人,现在一定需要让主持人控制好上限,不能无限制的捐款。

4、记录人员:抽奖过程中有可能的突发抽奖需要提前准备好记录人员。

 

针对以上几个模块设定的筹委会组织架构应该是如下:

年会筹备委员会:

组长:负责统筹真个年会食物

节目组:负责节目的策划、甄选、主持人的确定

音视频制作组:负责各个节目及各个环节的海报、音视频制作。晚会现场音视频播放的支持。

灯光音响组:负责灯光音响的调试和设计,现场灯光音响的支持

晚宴组:确定晚宴的场地、时间、菜单、酒水、人员座次安排

道具服装组:负责道具服装的购买。现场节目道具的搬迁和节目组现场道具的支持。负责现场麦的管理和确认。

节目衔接组:负责整个晚会各个环节之间的衔接,保证人员的提前到位,以免出现。

礼仪组:负责颁奖、抽奖过程的引导、奖品和礼品在晚会中的发放。

车辆组:负责人员往返的安排和协调,制定详细的出行往返计划。

 

 

针对今年的年会存在的不足之处有:

1、人员的评优因为时间的关系没有公开进行,对非获奖人员可能会觉得不公平

2、年会的主题没有深度的思考,节目的策划和主题深度结合的程度不高

3、晚会中的游戏环节没有提前彩排,现场比较混乱

4、年会领导的致辞没有深度为其策划,错过了一次深度阐述公司战略的机会。

5、酒水预算没做好,浪费了资源

6、对于评优获奖人员的精神激励方式比较缺乏,还需要深度思考。

 

 

最后年会举办完了一定要对工作人员表示书面感谢,最好能够安排个聚餐。

一场非正式组织的工作任务,也是HR 发现人才的好机会。



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